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疫情升溫如何讓遠距辦公有效率 Google分享6大密技
中時電子報 2020/03/30 14:16
因應近日新冠肺炎(COVID-19)疫情升溫,遠距工作需求增加,Google 整理了許多遠距工作的相關工具與資源,希望協助社會大眾,無論是個人或企業都能維持工作效率、確保營運順暢。無論是你自己或是團隊有此需要,都可以參考相關工具的使用技巧與建議。

為了提升企業員工遠端工作的效率,並且讓團隊協同合作時更為順利,Google 提供一系列遠距工作的實用工具與資源,日前也宣布至 7 月1 日前使用 G Suite 和 G Suite 教育版的機構將可免費使用進階的 Hangouts Meet 視訊會議功能,包含支援更大型的視訊會議、提供直播功能以及錄製會議功能,讓企業趁疫情期間加速數位轉型。

一、建立遠端工作環境與制度

為了創造友善又安全的遠距辦公環境,Google Cloud 台灣總經理邵光華建議,企業IT人員可先將受管理的裝置設定合適的存取政策,讓員工在辦公室以外的地方也能存取相關資料,並提供遠端支援服務及管理裝置,以及易於操作且能保持工作效率的數位工具,像是視訊會議、即時通訊、電子郵件和共用文件等。推動遠距辦公的過程中,企業管理者可從分析使用趨勢掌握數位工具使用狀況,並鼓勵分享成功經驗讓更多員工效仿。

除此之外,Google 建議企業建立遠距辦公制度,確保員工工作更順暢並維繫團隊關係。其中包含(1)每天開會,讓同事間保持聯絡:在家工作容易與世隔絕,視訊會議露面、分享相關內容,並提出問題,可讓大家保持互動。如果因時區問題導致無法全員參加會議,也可以在確認參與者同意錄影的情況下,錄下會議過程。(2)分享目標並按時更新進度:運用聊天群組或共享文件,紀錄工作進展讓團隊彼此掌握並密切注意追蹤項目,也可以架設內部網站,將重要資訊與資源整合到團隊的資訊中樞。(3)繼續保持良好的職場禮儀:需要聯繫團隊時先詢問是否方便說話,並先檢查日曆活動再安排會議時間,以免發生時間衝突。



二、有效善用數位工具

遠距工作時最大的挑戰之一就是團隊成員分散各地,無法即時溝通和給予回饋,對於檔案管理與專案管理均造成挑戰。企業需要熟悉供團隊協作的數位工具及實務應用,建立一套制度後進行教育訓練,讓遠距辦公能有效推展。

1.事先建立團隊群組,以便保持聯絡。備妥所有團隊成員的電子郵件名單供團隊快速分享資訊,並為不同專案設定不同群組名單,避免遺漏團隊成員信箱;善用聊天室功能將能加速團隊討論。

2.透過建立團隊的共用雲端硬碟,可隨時隨地透過手邊的裝置儲存、搜尋及存取檔案。

3.檢查重要文件的分享權限,方便團隊成員協作。Google 文件的共同編輯功能讓團隊能在線上即時共同編輯文件、試算表、簡報或表單,提高團隊工作效率,使用建議操作和註解功能等輔助說明,更可讓團隊迅速了解調整需求或原因。

4.Google 協作平台可讓團隊不需 IT 人員協助也能建立起專屬的內部網站,協作平台可讓團隊公告最新資訊、展示小組作業成果,還能輕鬆存取 G Suite 的所有內容,無論是相關的雲端硬碟資料夾、文件還是共用日曆,都能整合在網站上,讓團隊成員可以快速存取所需資料,確認最新事項。

5.團隊成員分散各地,提前安排會議可透過建立 Google 日曆活動,並將相關附件提供給邀請對象,讓同事保留時間並及早準備會議資料;此外,建立日曆邀請時可同時設定視訊會議連結,並夾帶 Google 文件,會議參與者加入視訊會議後也能線上編輯會議紀錄,確保團隊資訊同步。

三、提升視訊會議效率

妥善運用工具,加強視訊會議效率。遠端連線會議時,呈現與會人員及簡報畫面能加強會議溝通的效率,Hangouts Meet 可以將簡報、文件和其他檔案顯示在所有人的主畫面上,確認大家都看到相同內容,以及錄製會議過程,使用者可將錄下來的影片存放在 Google 雲端硬碟,會後將影片分享給無法參與的人員,讓他們會後也能快速了解進度。