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Google解密》釐清Workspace更名疑慮與付費版強化功能
中時新聞網     2021/04/07 17:48
Google於2020年將G Suite更名為Google Workspace,並且大動作改變Google旗下服務的圖標(icon),引發熱烈討論與關注。究竟Google Workspace能為企業或團隊帶來哪些更好的體驗與功能,又為何一定要改名再出發呢?一起來透過最新一場Google解密活動為你揭曉。

【Google Workspace更改名稱有何目的?】

Google指出,Google Workspace更名是為了透過更精準的名稱反映品牌重塑的方向。其整合所有 Google 核心雲端協作工具,包含即時通訊、電子郵件、語音和視訊通話等,以整合和協作為基礎,提供簡單、實用且可靈活運用的服務為願景,希望帶給使用者更便利的整合性協作體驗。Google 也同時重新設計 Gmail、雲端硬碟、日曆、Meet 和其他協作工具的圖像,提升新設計與 Google 品牌的連結度。

Google Worksapce 提供免費服務,以及依照企業不同需求進行細分的付費服務。付費服務涉及產品功能、儲存空間、管理及安全相關的控制等層面。

【Google Workspace付費版功能升級 助提升效率】

今日活動中,Google邀請Google Workspace 客戶解決方案專家 Samuel 以及 3C科技達人 Tim哥來對談,進一步揭曉Google Workspace更多實用功能。

以提升工作效率的需求來說,所有Gmail用戶都可以透過共用行事曆與團隊成員一同掌握彼此的行程;以及透過Gmail頁面中的行事曆工具,在同一頁面快速建立會議,此功能將連帶把收件人帶入成為參與者,並導入信件主題,更為省時。而在付費版本中,則增加了協作白板、Google Meet舉手發問/分組討論功能,且在線上會議中還可增加投票、問答等功能。

對於需要每天都需要處理大量電子郵件的使用者來說,所有用戶皆可使用「延後通知」的功能,指定稍晚的日期再發出提醒,以便你進行工作排程,也不會因為已讀而忘記完成後續的代辦事項。付費版本則可設定工作時間、不在辦公室的時間等資訊,前者可以主動回絕已有以及新的會議邀請,後者則可以讓團隊更明瞭能一起開會的時間。

此外,在Google Drive中,使用者還可以聰明的修改文件連結網址,舉例來說將「edit...」的尾端改變為export?format=pdf,對方即可以PDF形式開啟,避免你所分享的文件內容遭到對方修改;付費版則可設定文件到期日期,到期日之後,訪問權限就會被限制,來對文件進行更嚴格的權限管控。

【Google為何取消無限制的儲存空間福利?】

Google指出,過去的十年中,Gmail、Google 雲端硬碟和 Google 相簿已成為數十億人儲存和管理email、文件、照片、影片的工具。然而使用者上傳的內容已逐漸增多,每天有超過 430 萬 GB 的內容上傳到 Gmail、雲端硬碟和相簿。因此,為因應使用者高速成長的需求,Google 在帳戶儲存空間政策上做出調整,以確保能繼續投注資源與心力讓產品能夠更符合未來的使用需求,保存使用者的重要數位資產與寶貴記憶。

目前每個 Google 帳戶均有 15 GB 的免費儲存空間配額,由 Gmail、Google 雲端硬碟和Google 相簿共用。自 2021 年 6 月 1 日起,Google 相簿中以「高畫質」與「快速備份畫質」選項備份的內容,以及透過協作內容製作應用程式新建立或編輯的檔案,例如 Google 文件、試算表、簡報、繪圖、表單以及 Jamboard,都將計入 Google 帳戶儲存空間。在 2021 年 6 月 1 日之前以「高畫質」上傳的任何照片和影片,以及上次編輯時間在 2021 年 6 月 1 日前的檔案,則不受此異動影響。針對 Google Workspace for Education 的儲存空間,也將在 2022 年 7 月正式採用 100 TB 的集區雲端儲存空間上限規定。

面對可能未來很快要面對Google雲端空間不足的情況,Google Workspace 客戶解決方案專家 Samuel 在活動中分享,可以在Gmail中透過搜尋指令篩選含有大型附件的信件,並進行刪除;或是在Google Drive可檢視存儲空間運用情況。此外Google也預計在6月份推出新功能,協助是使用者快速刪除模糊、太暗等品質不佳的照片,來更有效地利用免費而有限的Google雲端空間。