科技新聞

9 個 iPhone/iPad/Mac 使用小技巧讓在家工作效率倍增
中時新聞網     2021/05/21 00:06
在家辦公將是台灣疫情升溫下的日常,如何維持效率甚至是有更高的效率,提升使用數位產品的技能,絕對是其中一種方式!(蘋果提供/黃慧雯台北傳真)

疫情升溫,為了有效防控疫情,許多企業都開始推行異地辦公、遠距工作,或甚至可以居家上班(Work from Home, WFH)。而如何在家裡工作也能保持與辦公室一樣的效率,甚至有更高的效率呢?以下幾個超實用,但你可能還不知道的iPhone/iPad/Mac使用小技巧,可以幫助大家透過 iPhone、iPad 或 Mac 處理各項工作時更加方便快捷,讓你和團隊維持緊密的溝通協作,打破距離隔閡。

1.桌面不夠用?iPad 就是你的第二顯示器

不少上班族的辦公桌上有兩個顯示器(可能還更多),無奈家中沒有第二個螢幕,在家工作的工作效率因而受到影響。其實 iPad 也可透過「並行」功能變成你的第二個顯示器。如果使用的是 macOS Big Sur,請按一下「控制中心」的「顯示器」選單或是選單列,然後從選單中選擇你的 iPad;如果你使用的是 macOS Catalina,請按一下選單列中的「AirPlay」圖像,然後從選單中選擇 iPad,iPad 便可變為 Mac 的延伸,像第二個顯示器一樣使用,立即新增第二桌面,效率倍增。
桌面不夠用?善用「並行」讓iPad 變身第二顯示器。(蘋果提供/黃慧雯台北傳真)

2.處理文書同時要上網找資料?iPad 也可以

很多人使用電腦的習慣是同步使用多個視窗和應用程式,這種多工的需求其實 iPad 也能勝任。iPadOS 支援的「滑動置前」和「分割顯示」功能,可讓多個 App 隨時待命,滑動一下,即可遊走於不同程式或視窗之間。

處理文書同時要上網找資料?iPad 也可以(左至右是「滑動置前」和「分割顯示」功能)。(蘋果提供/黃慧雯台北傳真)

「滑動置前」(Slide Over)功能是,當你開啟一個 App,從畫面底部向上滑動召喚 Dock,從 Dock 上選擇所需的 App,按著並向上拖移,該 App 便會以懸浮視窗的狀態出現,兩個 App 便可同時使用。如想更換已置前的視窗,只需輕撥視窗底部,即可選取其他已經開啟的 App。而「分割顯示」 (Split View)功能則是當你開啟 App ,從畫面底部向上滑動召喚 Dock,從 Dock 上選擇所需的 App,按著並拖移至畫面左或右邊,螢幕畫面即可分割成兩邊,拖拉中間的黑線可調整大小的顯示方式藉此打開兩個不同的 App,或同一個 App 的兩個視窗。

3.同一項工作 於不同蘋果裝置上繼續

「接續互通」功能(Continuity)讓用戶可在一部蘋果裝置上開始操作,然後在另一部裝置上繼續進度,維持效率,不會失去對處理項目的專注。只需將你的裝置使用相同的 Apple ID、Wi-Fi、藍牙和開啟「接力」(Handoff)功能,即可:

「接續互通」功能(Continuity)讓你能將同一項工作,於不同裝置上繼續。(蘋果提供/黃慧雯台北傳真)

「接力」功能怎麼用?當你在沙發上用 iPad 瀏覽一個 Safari 網頁,然後你回到工作桌前的 Mac,仍可繼續剛才的瀏覽進度,只需按下該 App 的「接力」圖像,即可繼續先前的操作。Safari、地圖、提醒事項、Pages、Numbers 和 Keynote 等,以及部分第三方廠商的 App 均可使用。此外,你還可以使用「通用剪貼簿」,讓你在一部蘋果裝置上複製的文字、影像、相片和影片,可在另一部裝置上貼上使用。

4.Mac 上編寫文件 iPhone 拍攝配圖

假設你正在使用 Mac 的「Pages」製作報告,需要加上一張相片,此時你的 iPhone 或 iPad 便成為你的得力助手:只需於「Pages」點擊「插入」,並選擇從 iPhone 或 iPad「拍照」,所選裝置即自動打開相機功能,拍下的圖片便會自動顯示到文件上。除了拍照以外,亦可使用你的 iPhone 或 iPad 掃描文件或加入手繪畫作。「相機接續互通」功能亦支援 「郵件」、「訊息」、Finder 等等。

Mac 上編寫文件,iPhone 拍攝配圖。(蘋果提供/黃慧雯台北傳真)

5.善用「檔案」App 實現雲端大掃除

你可能沒有留意到,iPhone、iPad 或 iPod touch 上的「檔案」App,除了顯示裝置上儲存的檔案,也可加入 iCloud 雲碟、Dropbox、Box、OneDrive 或 Google Drive 等雲端服務。「檔案」App 不但讓你隨時利用手機或 iPad 分享 iCloud 檔案、邀請同事協作處理 Pages、Numbers 和 Keynote 文件,它更可充當你的「檔案中央處理器」,讓你存取、整合名下所有雲端平台,以騰出更多儲存空間,「雲端大掃除」變得非常方便。

善用「檔案」App,實現雲端大掃除。(蘋果提供/黃慧雯台北傳真)

6.在 Mac 上使用「訊息」共享螢幕

iMessage 除可供用戶和群組共享文字或語音信息、圖片及影片,Mac 版本更可讓你與其他成員共享彼此的電腦螢幕,不須安裝第三方軟體。只需於「訊息」App 內與同樣使用 Mac 的朋友開始對話,並於右上角的「詳細資料」中選擇「共享我的螢幕」或「要求共享螢幕」,你便可以一邊作業一邊開始語音通話,並可於視窗檢視或操作彼此的桌面,無論是同事間討論專案,或同學合作報告、改功課也非常方便。另外 iMessage 所有信息和附件都會進行點對點加密,只有傳送者和接收者才能取用,確保雙方隱私。

在 Mac 上使用「訊息」共享螢幕。(蘋果提供/黃慧雯台北傳真)

7.利用Pages、Numbers 和 Keynote 協作編輯文件

Pages、Numbers 和 Keynote 擁有各式樣板和齊備的設計工具,讓你輕易展開文件、試算表和簡報製作,配合實時的共同編輯功能,無論在 Mac、iPad、iPhone 甚至 PC 上,你和同事們都可一起協力合作,只需登入 iCloud.com,即可開啟和同步編輯共用的 Pages、Numbers 和 Keynote 文件。

利用Pages、Numbers 和 Keynote 協作編輯文件。(蘋果提供/黃慧雯台北傳真)

8.FaceTime 也可視訊會議

FaceTime 除可讓你省去長途電話費用、與身處外地的聯絡人隨時聯繫,「群組 FaceTime」功能更支援最多 32 位用戶同時進行視像或語音通話,當聯絡人發言時其視訊方塊更會自動變大,助你跟緊對話內容。而 FaceTime 所有內容同樣全部採用點對點加密,Apple 無法在裝置傳輸期間解密對話內容。

FaceTime 也可進行視訊會議。(蘋果提供/黃慧雯台北傳真)

9.共享提醒事項 有助提升效率

在家工作,或多或少也是一項專注力的挑戰。「提醒事項」app 助你建立包含子任務和附件的提醒事項,並根據時間和地點設定提示,為每項工作設下時限,有助提升效率,你亦可與同事或家人共享一份「提醒事項」列表,當對方接受邀請後,便可加入、刪除和標示已完成的項目。無論是工作任務抑或購物清單,不同範疇的待辦事項都一目了然。

共享提醒事項,可有助提升團隊工作效率。(蘋果提供/黃慧雯台北傳真)

你是否重新認識了不少關於 iPhone、iPad 以及 Mac 的新功能與小技巧,甚至是多個蘋果裝置之間可連續互通的功能呢?居家辦公期間,省下來往交通的時間,更多了不少可以自學成長的空間,透過一些零碎時間將這些提升效率的方法學起來,提升自己的數位力,不僅事倍功半,更讓你成為超越時代的好人才!